Exemple réel anonymisé

À quoi ressemble
votre rapport ClarSI ?

Voici un exemple de rapport Diagnostic Express tel que vous le recevrez, issu d'un vrai diagnostic réalisé pour une PME de conseil RH, avec les données rendues anonymes.

DIAGNOSTIC EXPRESS

Clarté numérique pour votre organisation

Structure diagnostiquée
Atout RH Conseil
Type de structure
PME (14 personnes)
Date du diagnostic
14/04/2026
Réalisé par
Sophie Marchand — ClarSI

Ce rapport est un exemple anonymisé. Les données ont été modifiées pour préserver la confidentialité.

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Synthèse de la situation

Atout RH Conseil est un cabinet de conseil en ressources humaines et formation professionnelle, basé à Lyon. Fondée il y a 9 ans, la structure compte aujourd'hui 14 collaborateurs (5 consultants seniors, 4 consultants juniors, 2 chargées de mission formation, 1 office manager et 2 associés). Son chiffre d'affaires annuel est d'environ 1,4 M€.

Sur le plan numérique, le cabinet utilise principalement Gmail, Google Drive, Excel et WhatsApp pour gérer ses activités quotidiennes. Un logiciel de comptabilité (Cegid) est utilisé par l'office manager. Il n'existe pas de CRM ni d'outil de gestion de projet structuré.

Contexte : Atout RH Conseil a connu une croissance de 30 % en deux ans, passant de 9 à 14 personnes. Cette croissance rapide a mis sous tension les modes de travail historiques.
Niveau de maturité numérique estimé : En transition
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Ce qui fonctionne bien

Avant d'identifier les axes d'amélioration, voici ce qu'Atout RH Conseil fait déjà bien :

Un Drive bien structuré et partagé
L'arborescence Google Drive est claire, avec des dossiers par client et par mission. Les consultants savent globalement où trouver les documents, et le réflexe de partager plutôt qu'envoyer en pièce jointe est bien installé. C'est une vraie fondation sur laquelle s'appuyer.
Une facturation centralisée dans Cegid
Contrairement à beaucoup de structures de même taille, la facturation passe par un seul outil. Les factures sont émises dans des délais corrects et l'historique est propre. Cette rigueur évite des erreurs coûteuses.
Une équipe engagée et à l'écoute
Lors du diagnostic, les consultants ont clairement exprimé leur envie de mieux s'organiser. Il n'y a pas de résistance au changement, ce qui est un atout rare et précieux.
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Ce qui bloque ou ralentit

Frictions principales

⚠ Suivi client et historique des missions
Les informations sur les clients sont éparpillées entre les boîtes mail individuelles, des fichiers Excel propres à chaque consultant et des conversations WhatsApp. Il n'y a aucune vue commune sur ce qu'un client a commandé, ce qui lui a été livré, ou qui est son interlocuteur principal.
⚠ Coordination des missions et charge de travail
Il n'y a pas de tableau de bord commun pour visualiser qui fait quoi. La répartition des missions se fait en réunion hebdomadaire ou par WhatsApp, ce qui fonctionne quand l'équipe est petite mais montre ses limites à 14.
⚠ Onboarding et passation des savoirs
Quand un nouveau consultant arrive, il n'existe pas de procédure documentée pour transmettre le contexte d'une mission. Les « modes d'emploi » sont dans la tête des gens.
⚠ Suivi des relances commerciales
Le portefeuille de prospects n'est géré nulle part de façon systématique. Des opportunités passent probablement entre les mailles.

Risques identifiés

→Dépendance forte à deux personnes clés — l'office manager et un associé sont les seuls à vraiment maîtriser les outils de gestion.
→Perte de mémoire institutionnelle — sans outil pour centraliser les historiques clients, chaque départ emporte une partie de la connaissance.
→Dispersion des données sensibles — des documents RH confidentiels circulent parfois par WhatsApp ou dans des boîtes mail personnelles (risque RGPD).
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Les 3 actions prioritaires

01

Centralisez le suivi client dans un outil partagé

Pourquoi c'est prioritaire : Aujourd'hui, chaque consultant gère « son » client dans sa tête et dans sa boîte mail. À 14, cela génère des frictions quotidiennes, des oublis et une qualité de service inégale.

Comment le mettre en œuvre
  1. 1.Choisir un CRM léger : Notion, HubSpot Free ou Brevo CRM
  2. 2.Créer une fiche par client : nom, secteur, statut, historique, prochaine action
  3. 3.Importer la base existante depuis Excel ou Gmail Contacts (1-2h)
  4. 4.Désigner un référent interne pour maintenir la base à jour
  5. 5.Tenir une revue mensuelle de 30 minutes sur les prospects chauds
Délai : 3 à 5 semaines
Ressources : 0 à 50 €/mois
02

Adoptez un outil de gestion de missions simple

Pourquoi c'est prioritaire : Sans tableau de bord commun, vous gérez la charge de travail à l'aveugle. Les consultants sur-sollicités ne peuvent pas le signaler facilement.

Comment le mettre en œuvre
  1. 1.Choisir un outil adapté : Notion, Trello ou ClickUp
  2. 2.Créer un tableau avec une carte par mission en cours
  3. 3.Lier chaque mission au dossier Drive correspondant
  4. 4.Passer 10 minutes en réunion hebdomadaire à mettre à jour le tableau
Délai : 2 à 3 semaines
Ressources : 0 à 15 €/utilisateur/mois
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Documentez vos procédures clés

Pourquoi c'est prioritaire : Le départ d'un consultant peut aujourd'hui paralyser une mission entière si personne d'autre ne connaît le contexte.

Comment le mettre en œuvre
  1. 1.Lister les 5 situations où l'absence d'une personne poserait problème
  2. 2.Demander à chaque personne d'écrire une fiche d'une page maximum
  3. 3.Stocker ces fiches dans un dossier Drive dédié, accessible à tous les associés
  4. 4.Revoir ces fiches une fois par an ou à chaque changement de procédure
Délai : 4 à 6 semaines
Ressources : 0 € — uniquement du temps humain
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Conclusion & prochaines étapes

Atout RH Conseil a de vraies bases solides pour avancer. La croissance que vous avez connue ces deux dernières années est une preuve que votre expertise est reconnue sur le marché. Les frictions identifiées ici sont simplement la conséquence naturelle de cette croissance, pas des défauts structurels.

Les trois actions décrites dans ce rapport ne nécessitent pas de grand projet informatique, ni d'investissement lourd. Elles demandent surtout de la méthode, un peu de temps dédié, et de la constance dans les nouvelles habitudes.

Récapitulatif des 3 actions :
1.Centralisez le suivi client dans un outil partagé (CRM simple)
2.Adoptez un outil de gestion de missions pour visualiser la charge
3.Documentez vos procédures clés pour ne plus dépendre des individus
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